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Ein weitere Versuch, auf ein papierloses Büro umzusteigen! Bisher bin ich meistens vor der Angst des totalen PDF Datenverlustes schon gescheitert. Aber da ich ja schon fest von meinem NAS träume, rückt das Thema wieder in den Fokus. Und ich will ja bereit sein, wenn das NAS fertig ist 🙂

Was wird benötigt:

  • Scanner, klar. Am Besten mit automatischem Dokument-Einzug.
  • OCR Software – Bild in Text umwandeln
  • Dokumentenverwaltung – Schlagworte, Ordner, Suchen usw.

Da ich seit einiger Zeit wieder stolzer iMac 27″ Besitzer bin, bezieht sich hier alles auf OSX. Unter Windows ist’s echt einfacher, da gibt’s Paperport oder ähnliche Software, die da alles in einem Durchlauf macht.

1. Scanner

Als Scanner habe ich mir einen HP Office Jet Pro 8500A Plus gekauft. Dieser hat zwei geniale Features. Einmal kann er direkt Scan-to-Mail ohne PC! und zweitens kann er Scan-to-Folder ohne PC auf ein Netzlaufwerk. Natürlich hat er noch ein spaciges Design und ein iPhone-Like Touchpanel. Der Drucker ist über eine einmalige E-Mail Adresse auch übers Internet erreichbar, kann per AirPrint von iOS Device bedient werden, hat USB, WLAN und Ethernet. Doppelseitig drucken und scannen runden das gesamt Paket ab. Dazu gibt es kompatible Pech Patronen. 🙂 Was will man(n) mehr?

Der Scanner scannt also meine Rechnungen und legt diese als PDF ohne mein Zutun auf einem Share ab. Soweit so klar? Einfach. Steht auch im Manual wie man das macht…

2. OCR Software

Lange gesucht, lange überlegt…da ich aber ebenso stolzer Besitzer einer legalen Adobe Creative Suite 5.5 Design Standard für OSX bin, besitze ich Adobe Acrobat X Pro. Bin ich natürlich nicht selbst drauf gekommen, aber ja, Acrobat kann PDF in durchsuchbare PDF umwandeln (OCR). Inklusive drehen, Gerade rücken usw. Dafür gibt es Aktionen die auf geöffnete Dateien oder Ziel Ordner angewendet werden können.

Gut, logische Schlussfolgerung, es muss Automator-Aktionen für Acrobat geben, um diese Aktionen auszulösen. Ganz klar. Ist ja einfach oder? Nein, leider hab ich keine Automator-Aktionen gefunden. Dafür aber ein Apple-Script von Joe Kissen. Es wurde in einem Artikel bei macworld hier erwähnt. Der Download zum Script ist hier. Das ZIP enthält Apple Scripts für diverse OCR Programme. Mich hat eigentlich nur das Script „OCR This (Acrobat).scpt interessiert. Einfach erklärt, startet es Adobe Acrobat, schaut ob eine definierte Aktion vorhanden ist, wenn nicht, wird diese erstellt (Eine OCR Aktion). Beim nächsten mal wenn das Script aufgerufen wird, wird automatisch die Aktion gestartet. Leider hatte es noch einige Unzulänglichkeiten, daher habe ich das Script für die Deutsche Version angepasst, inkl. Schliessen der Dateien nach erfolgreichem erkennen und umwandeln. Joe Kissen hat mir erlaubt das angepasste Script hier zur Verfügung zu stellen. OCR This (Acrobat) nur für Acrobat X Deutsch.

Zuerst das Script im Library – Scripts – Folder Action Scripts Ordner ablegen. Jetzt muss das Script noch als eine „Folder-Action“ einem OSX Finder Folder hinzugefügt werden. Dazu im Kontextmenü des Ordners (oder eben Share) Ordneraktionen konfigurieren wählen und hier das Script auswählen. Sobald OSX im Ordner eine veränderte Datei findet, wird das Script ausgeführt, sprich Adobe Acrobat gestartet und für jedes PDF eine OCR Erkennung gemacht. Für meine Zwecke reicht das völlig. Eventuell stosse ich ja noch auf andere Tools, aber vorerst versuche ich es so.

3. Dokumentenverwaltung

Hier habe ich iDocument von IcyBlaze ausprobiert. Die Software macht was sie soll. Einzig Smart Folders und Smart Rules basierend auf einer Text-Suche scheinen hier nicht zu funktionieren. Noch nicht. Ich erwarte noch Antwort des Supports. Update:

 



Soweit hier mal mein Setup. Hier gibt’s noch einiges zu optimieren, ich werde den Beitrag so weit es geht, aktuell halten.

 

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Eigentlich müsste der Beitrag schon seit einem Jahr erstellt sein. Ich habe schon LAAAAANGE nach einer Lösung gesucht und diese vor einem Jahr gefunden.

Um was gehts? Früher war mein Traum, einen bootbaren USB Stick zu besitzen, auf dem verschiedene ISO Dateien von z.B. Linux Distributionen, liegen. Beim Boot von USB kommt dann ein Auswahl Menü der einzelnen ISOs und das Gewählte wird dann gestartet. So ging das aber leider nicht. Es gibt Lösungen um aus verschiedenen Linux ISOs einen Multi-Boot Stick zu bauen, dabei werden die verschiedenen Bootloader und Files zusammen auf den Stick gelegt. Das schafft aber noch keine ESX, Linux und Windows koexistenz, da sehr unterschiedliche Bootloder vorhanden sind.

Ich habe dann noch ultimatedeployment gefunden, eine PXE ISO boot Appliance. Diese extrahiert automatisch die Bootloader der unterschiedlichen OS und legt ein übersichtliches PXE Menü an. Teilweise können auch gleich noch unattended.xml hinterlegt werden.

Dann wurde ich zufällig Zeuge, wie ein Techniker bei uns im Haus folgendes Uber-Gadget eingesetzt hat: iOdd’s VirtualRom. Das ist ein kleines externe 2,5″ HDD Gehäuse mit mini Display und eSATA/USB Anschluss. Wenn in einem definierten Ordner ISO Dateien liegen, können diese über das Display ausgewählt und „gemounted“ werden. Dann meldet sich das Gerät wahlweise nur als USB CD ROM, USB HDD und CD ROM oder nur USB HDD. Genial. ESX und andere OS lassen sich super schnell installieren, und das Hantieren mit CD’s entfällt.

Leider war es SEHR schwierig ein solches Gehäuse zu importieren oder überhaupt zu erhalten (Ausser man kennt jemand der jemand kennt der schon einige hat… 😀 ). Mittlerweile hat Zalman das Produkt bei sich aufgenommen und es ist über die meisten gängigen Distributoren erhältlich. Eventuell ist die Lieferfrist noch etwas hoch.

Ich würde sagen: Geek-Traum! Kann ich uneingeschränkt weiterempfehlen! Hier noch der Link zu Zalman.

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Ich hatte den ehrvollen Auftrag, für meinen Verwandten eine Ein-Mann-KMU-Storage Lösung zu evaluieren. Da seine Dropbox vollläuft und die Daten doch lieber Zentral liegen sollen, habe ich mich auf die Suche nach einer geeigneten Lösung gemacht. Bei PCP.ch wurde ich zuerst fündig, die hatten ein Netgear ReadyNAS als Aktion. Soweit ich im Netz Infos finden konnte, wäre das sicher keine schlechte Wahl gewesen. Ich wollte mich aber Vor-Ort noch kurz schlau machen, bevor eine solche Investition getätigt wird. Und siehe da, aktuell haben Sie ein NAS von Fujitsu im Angebot. Ich wusste ehrlich gesagt bis zu diesem Zeitpunkt nicht das es von Fujitsu ein solches Produkt gab. Ich habe mich kurz im Netz informiert und wollte es wagen. Schien mir ein gutes Angebot zu sein. Nun, war es auch.

Darf ich Vorstellen, das Fujitsu Kelvin Q700 NAS. Mehr Infos auf der Produktseite.

Hat eine ARM CPU mit 1.2 GHz, 1 LAN, 512 MB DDR2 RAM und ist sehr leise. Hat aber einen Lüfter (Der selten bis nie läuft?). Dazu einen Front-USB mit Taste für eine definierte Aktion und zwei USB Anschlüsse an der Hinterseite.

Mit einer SAMSUNG 2 TB SATA Festplatte (Spinpoint) braucht das NAS zwischen 11 Watt und 17 Watt. Das wirklich tolle war dann, als ich diesen Artikel gefunden habe: Link QNAP Forum

Hier wird genauestens beschrieben, wie durch ein Firmware Downgrade die Original Firmware eines QNAP TS-219 NAS installiert werden kann. Und danach kann auf jede beliebige neuere Version von QNAPs Firmware aktualisiert werden. TADA! Und jetzt hat man für wenig Geld ein TS-219 von QNAP. Was ist der Vorteil? Fujitsu brandet die Firmware von QNAP. Die Firmware von QNAP ist meistens etwas aktueller als die von Fujitsu. Man kann alles QPKG (Erweiterungspakete) von QNAP verwenden. Wer sich per SSH auf das NAS traut, kann dort noch weitere tolle Dinge tun.

Jetzt zurück zum Ausgang, günstiges Storage für KMU mit Backup. Dafür habe ich mir folgende Lösung überlegt:

RAID 1 ist KEIN Backup! Nochmals: KEIN Backup! Nur Ausfallschutz! Trotzdem nützt mir mein Backup oder meine Daten nichts, wenn diese nicht vor einem Festplattenausfall geschützt sind. Darum ist meine Strategie folgende:

Im NAS werden im Endausbau zwei 2 TB Festplatten im RAID 1 ihren Dienst tun. Damit ist ein Hardware-Ausfall abgefangen. Fürs Backup verwende ich das tolle Linux Tool rsnapshot. Kurze Beschreibung was das Tool macht:

rsnapshot is a filesystem snapshot utility for making backups of local and remote systems.

Using rsync and hard links, it is possible to keep multiple, full backups instantly available. The disk space required is just a little more than the space of one full backup, plus incrementals.

Macht Snapshots und nutzt dazu rsync und Hardlinks. Das heisst, es werden nur geänderte Daten geschrieben, die unveränderten werden bei jedem Snapshot nur als Hardlink verknüpft.

Im deutschen QNAP Club Forum findet man ein fertiges Paket mit einer eigenen Web-Oberfläche für rsnap. Genial! rsnap lässt sich so konfigurieren, dass wenn auf der Festplatte ein Share der mit „HDDIntern“ beginnt existiert, auch ein Backup auf der selben Disk gemacht werden kann. Damit hat man das Backup und die Daten auf der selben Disk, in zwei unterschiedlichen Shares. Durch die RAID 1 Absicherung ist das Backup und die Daten bei einem Disk-Ausfall noch vorhanden.

Der Aufmerksame Leser merkt das hier noch was fehlt. Genau: Offsite-Backup, sprich ein Backup an einem anderen Ort. Dafür bietet das NAS von Haus aus mehrere Möglichkeiten. Backup zur AMAZON S3 Cloud, rsync auf ein Remote-System (z.B. zweites NAS?), und Backup (Synchronisation) auf eine angeschlossene USB Festplatte. Somit kann hier frei gewählt werden was einem passt.

rsnap kann mit stündlichen, täglichen, wöchentlichen und monatlichen Snapshots konfiguriert werden. Hier habe ich zuerst 48 stündliche Snapshots definiert. Sobald diese 48 existieren werden diese bei jedem weiteren Snapshot rotiert, der älteste Snapshot wird gelöscht. Dazu habe ich noch 5 mal Daily eingerichtet. Sobald 48 stündliche Snapshots existieren, wird zum definierten Zeitpunkt ein daily.0 angelegt. Danach noch 5 mal wöchentlich und 60 mal monatlich und somit ist ein Backup auf 5 Jahre konfiguriert. Geht natürlich nur bei moderaten Datenmengen oder geringem Zuwachs.

Hier noch ein Link als Erinnerung zu einem kleinen Bug in rsnap, damit die Logs des Cron-Jobs auch im Fronten angezeigt werden.

Wer noch wissen will wie die QNAP Weboberfläche aussieht und was sie sonst noch alles bietet (Eine Menge!!!) findet hier eine Online-Demo.

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Bei Engadget wurde gerade berichtet, dass Victorinox ein Sackmesser mit USB und eSATA, 1 TB (Richtig gelesen…) und integriertem Display vorgestellt hat. HAMMER sag ich da nur.

Ich glaube das letzte Mal als mir bei Victorinox und USB etwas in den Sinn kommt, war als die ersten Sackmesser mit USB und 64 MB vorgestellt wurden. 🙂 Ich weiss, ist schon eine Weile her. Normalerweise würde ich jetzt aber nicht über so ein lapidares Thema sprechen, wenn der Beitrag bei mir nicht automatisch ein paar Rädchen im Gehirn zum rotieren bringen würde.

Wie sieht mein Traum-Sackmesser aus? Ja, vor ein paar Wochen habe ich auf der Victorinox den „Tool-Finder“ ausprobiert (Übrigens Flash… 🙁 ) aber mein Traum-Sackmesser gabs da nicht. Jetzt packe ich die Chance und spiele denn Ball zu Victorinox. Was geht da noch? Was ist den überhaupt möglich?

Ich illustriere hier mal das optimale Sackmesser 2.0!

 

Ein Cybertool 41 mit dem neuen 1 TB USB Stick (Abnehmbar?), Laserpointer, LED Licht, Feuerzeug (!!!), Uhr/Thermometer/Barometer/Timer/Schnick-Schnack 😀 … ich seh grad da fehlt dann nur noch die Lupe…aber die brauche ich zum Glück noch nicht!

Wäre das nicht eine Challenge? 😉 Ich glaube mein Hosensack würde auf einen Schlag nur noch aus einem Tool bestehen. Was braucht der moderne Mann von heute noch mehr? Dazu sein Smartphone und MacGyver kann einpacken.

 

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Ok, ein zwei Dinge die ich eigentlich schon länger endlich dokumentieren wollte, kommen. Ich bin dran. Versprochen! 🙂 Wenn es jetzt noch mit der Twitter Integration passt, kommt das Ganze dann auch noch „live“.

Liest eigentlich jemand ausser den SPAM Bots meine Beiträge? Das wäre hier an dieser Stelle die Chance sich zu outen.

So, kurze Rede, langer Sinn, ich beginne gleich mit den geplanten Beiträgen anstatt diesen Lückenfüller / „Liest-das-jemand“ Beitrag noch in die länge zu ziehen.

 

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Hier noch ein Technet Artikel der beschreibt wie man den kompletten DHCP inklusive Leases von einem Server zum nächsten migriert. Dazu werden die Windows Server Migration Tools verwendet.

http://technet.microsoft.com/en-us/library/dd379483%28WS.10%29.aspx?ppud=4

Diese gute Anleitung zeigt direkt auf Deutsch wie von 2003 auf 2008 (gleiche Sprache) gewechselt wird.

Achtung, geht wirklich nur mit denselben Sprachen, Englisch – Englisch usw. dafür aber von 2003 auf 2008. Wenns trotzdem ein Sprachwechsel wird, hier ein Beispiel: Win2k3 DHCP deutsch auf Windows Server 2008 R2 englisch. Zuerst einen Win2k3 englisch installieren und den DHCP per „netsh dhcp server export c:export.txt“ exportieren und mit „netsh dhcp server import c:export.txt“ auf dem englischen Server wieder importieren. Danach mit den Migrations-Tools den englischen DHCP exportieren und auf dem 2008 R2 importieren. Fertig.

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Backup
Direkt auf der Kommandozeile folgenden Befehl ausführen:

netsh dhcp server dump > c:dump.txt

Dadurch werden alle Scopes, Reservierungen, Options usw. in die Datei c:dump.txt gespeichert. Dort ist alles schön dokumentiert, inklusive Kommentaren und den vollständigen netsh Befehlen für einen Restore.
Restore
Auf der Kommandozeile folgenden Befehl absetzen um die einzelnen Befehle aus der Dump.txt wieder auszuführen und den DHCP wiederherzustellen.

netsh exec c:dump.txt

ACHTUNG: Es werden nur alle Einstellungen, nicht die komplette Datenbank gesichert. Um die ganze Datenbank zu verschieben folgenden Artikel bei Microsoftbeachten: http://support.microsoft.com/kb/325473

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Zum 1000. Mal, so funktioniert es:

Zuerst VMware Disk vergrössern (vSphere Client oder was auch immer). Entweder mit extpart.exe von Dell oder mit dem Windows integrierten DISKPART. extpart.exe von Dell funktioniert teilweise auch direkt im laufenden Betrieb mit primären Partitionen.

WICHTIG: diskpart aufrufen, und dann RESCAN, damit Windows von der grösseren Festplatte Bescheid weiss.

Danach mit extpart.exe oder bei nicht primären Disks mit DISKPART

RESCAN, LIST DISK, SELECT DISK, LIST VOLUME, SELECT VOLUME, LIST PARTITION, SELECT PARTITION, EXTEND

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Sicherheitswarnung “Datei öffnen” in Domänen via Gruppenrichtlinien abschalten » Bent’s Blog.

Mein persönlicher Held des Tages! Funktioniert einwandfrei. Endlich startet BGInfo.exe aus dem Netlogon Verzeichis sauber ohne Sicherheitswarnung.

Update:

Hier noch der Link zum KB Artikel bei Microsoft, der den genauen Vorgang, das PRoblem und die Lösung beschreibt. http://support.microsoft.com/kb/303650/en-us?fr=1